ইমেইল প্রাপকের বিশ্বাস অর্জন করতে গেলে ইমেইলে সঠিক ইন্ট্রোডাকসন লেখা ভীষণ জরুরি। সাবজেক্ট লাইন থেকে শুরু করে গ্রিটিংস জানানো অবধি প্রতিটা ধাপই নিখুঁত হতে হবে। এখানে ইমেইলে নিজেকে উপস্থাপন করার ৯টি গুরুত্বপূর্ণ ও সহজ উপায় আপনার জন্য রইল, যা সরাসরি প্রাপকের দৃষ্টি আকর্ষণ করবে।
- চমৎকার সাবজেক্ট লাইন নির্বাচন করুন:
- যথাযথ, সংক্ষিপ্ত ও দৃষ্টি আকর্ষণকারী সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করুন।
- এতে প্রাপক আপনার ইন্ট্রোডাকশন পড়তে উৎসাহী হবেন।
- প্রাপকের জন্য সঠিক সম্বোধন ব্যবহার করুন:
- আপনার সঠিক সম্বোধনই প্রাপকের কাছে আপনার সম্পর্কে ধারণা তৈরি করবে।
- তাই এ ব্যাপারে সতর্ক থাকুন।
- প্রফেশনাল ইমেইলে “Hey“-র পরিবর্তে “Hello” অথবা “Hi”{প্রাপকের নাম} লিখুন।
- মেইলের প্রথম লাইন হোক প্রাপককে নিয়েই:
- ইমেইলের প্রথম লাইনেই প্রাপকের কাজকে স্বীকৃতি দিয়ে বাজিমাত করুন।
- তাকে জানিয়ে দিন তাঁর কাজ সম্পর্কে আপনার গবেষণা।
- যেমন-
- “I saw your post about ”
- “I noticed you manage ”
- “Congratulations on _”
- প্রাপক ও আপনার মধ্যে আনকমন মিলগুলো খুঁজুন:
- সিমিলারিটি অ্যাটরাকশন এফেক্টের জন্য মানুষ নিজের রুচি অনুযায়ী মানুষের সঙ্গে মিশতে ভালোবাসে।
- গুগল করে প্রাপকের লিঙ্কডিন, টুইটার, ফেসবুক প্রোফাইল প্রভৃতি থেকে আপনি, আপনার ও তাঁর কমন পছন্দ, অপছন্দ, হবিগুলি জেনে নিয়ে মেইলে তার উল্লেখ করুন।
- এতে আপনার মেইলটি অন্যের কাছে গ্রহণযোগ্য হবে।
- দুজনের সাধারণ পরিচিত খুঁজে বের করুন:
- সাধারণ পরিচিত থাকা কমিউনিকেশনের ক্ষেত্রে সবসময় উপযোগী।
- লিঙ্কডিনের সাহায্যে প্রাপক এবং আপনার মধ্যেকার এমন মিউচুয়াল কানেকশান খুঁজে নিন এবং তাঁর সম্পর্কে প্রাপককে জানাতে ভুলবেন না।
- পরামর্শ চেয়ে যোগাযোগ বাড়ান:
- ইন্ট্রোডাকশনের আগেই ইমেইল প্রাপকের সাথে যুক্ত হওয়ার এটি একটি চমৎকার উপায়।
- প্রাপকের মতামত আপনার কাছে সত্যিই কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা তাঁকে বুঝিয়ে দিন।
- অভিনন্দন জানিয়ে ইতিবাচক ছাপ ফেলুন:
- ইমেইল প্রাপকের লিঙ্কডিন প্রোফাইল থেকে তাঁর পার্সোনাল কিংবা প্রফেশানাল সাফল্যের হালহকিকত জেনে সবার প্রথমে অভিনন্দন বার্তা পাঠান ও উজ্জ্বল ভবিষ্যৎ কামনা করুন।
- সর্বদা সাহায্য করতে তৈরি থাকুন:
- রুল অফ রেসিপ্রোসিটি অনুযায়ী কোন ব্যক্তি কখনও আপনার কাছ থেকে সাহায্য পেলে তাঁর মধ্যে তা শোধ করার প্রবণতা দেখা যায়।
- তাই সুযোগ পেলেই সাহায্যের হাত বাড়িয়ে দিন।
- এতে আপনার প্রতি ইমেইল প্রাপকের নির্ভরতা ও বিশ্বাসযোগ্যতা দুইই বাড়বে।
- প্রফেশানাল ক্লোসিং ব্যবহার করুন:
- শুরুতে ইন্ট্রোডাকশনের মতোই শেষে ক্লোসিং খুবই গুরুত্বপূর্ণ।
- ইমেইলের শেষটা সবসময় কল-টু-অ্যাকশান এবং নিজের নাম, যব টাইটেল ও কনট্যাক্ট ইনফরমেশান সহ ইমেইল সিগন্যাচার দিয়ে করুন।
আশা করি এই উপায়গুলি মাথায় রেখে ইমেইলে নিজেকে ইনট্রোডিউস করলে আপনি আশানুরূপ ফল পাবেন। মনে রাখবেন, আপনার ফোকাস সর্বদা ইমেইল প্রাপকের ওপর থাকা চাই।
