ইমেইল বর্তমান সময়ে যোগাযোগের অন্যতম প্রধান উপায়। ইমেইল পাঠানোর সময় প্রফেশনালভাবে ইমেল লিখা খুবই জরুরি যাতে ইমেইল রিসিভার খুব অল্প সময়েই ইমেইল সেন্ডারের লিখার মূল ভাবটা বুজতে পারে।
প্রফেশনাল ইমেইল রাইটিং কার্যকরী করতে কিছু টিপস দেওয়া হলো-
- ইমেইল সংক্ষেপে লিখা:
- ব্যস্ততায় আপনার ইমেইলটি পড়ার জন্য ইমেইল রিসিভারের হাতে কম সময় থাকতে পারে। কারণ প্রফেশনাল লাইফে কাজের মাঝে সবাই প্রচুর পরিমাণে ইমেইল পান। তাই ইমেইলে সংক্ষিপ্ত ও সহজ বাক্য ব্যবহার করুন।
- একসাথে অনেকগুলি টপিক না টেনে শুধু মূল বিষয়টি নিয়ে লিখুন।
- এতে ইমেইল রিসিভারের জন্য ইমেইলটি ভালোভাবে পড়ার সুযোগ হবে বা আপনার বিষয়টি নিয়ে পদক্ষেপ নেওয়াও সহজ হবে।
- অডিয়েন্সকে ঠিকমতো অ্যাপ্রোচ করাঃ
- প্রফেশনাল হওয়ার অর্থ এই নয় যে আপনাকে রোবোটিক হতে হবে।
- ইমেইলের ঐ প্রাপ্তের মানুষটি আপনার পরিচিত হলে ইমেইলে তাকে ক্লোসলি ট্রিট করে ভালো কিছু উইশ করতে পারেন।
- ফ্রেন্ডলি সম্পর্ক থাকলে আপনি তার সম্পর্কে জানার জন্য কিছু জিজ্ঞেস করতে পারেন, এমনকি কিছুটা ইনফরমালিও অ্যাপ্রোচ করতে পারেন।
- ইমেইল করার কারণ স্পষ্টভাবে জানানোঃ
- সব প্রফেশনাল ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে ইমেইলের ভিতরে আপনাকে স্পষ্টভাবে জানাতে হবে যে আপনি কেনো ইমেইল করছেন এবং আপনি কী খুঁজছেন বা কী চাইছেন।
- যেমন আপনার অফিসের কোনো বিজনেজ প্রেজেন্টেশন বা মিটিং নিয়ে জানার থাকলে ইমেইলে স্পষ্ট ভাষায় লিখুন যে আপনি আগামীকালের মিটিং নিয়ে ফোলো-আপ করছেন।
- ইমেইল প্রুফরিডঃ
- প্রফেশনাল ইমেইল পাঠানোর পূর্বে আপনার লেখাটি ওভারঅল কেমন লাগছে তা দেখুন।
- ভালোভাবে চেক করুন, এতে কোনো টাইপিং মিসটেক, পাংচুয়েশন এরর, গ্রামাটিক্যাল বা স্পেলিং মিসটেক আছে কি-না! থাকলে তা ঠিক করুন।
এছাড়াও প্রফেশনাল ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে মাথায় রাখতে হবে, যে বিষয়ে লিখছেন বা যে তথ্য পাঠাচ্ছেন তা ইমেইলে পাঠানো উচিৎ হবে কি-না! কখনো কখনো ইমেইলের চেয়ে ফোন-কল বা ফেইস-টু-ফেইস কনভার্সসেশন বেশি কার্যকরী হয়ে পড়ে। যদি আপনি মনে করেন যে ফোন-কল বা ফেইস-টু-ফেইস কনভার্সসেশন প্রয়োজন তাও আপনি ইমেইলে জানাতে পারেন।
