আমরা অনেক সময় বার বার একই প্রশ্নের সম্মুখীন হয়ে থাকি এবং ওই সেইম প্রশ্নগুলোর উত্তর হয়তো আমাদের সবসময় মেইলের মাধ্যমে দেওয়া লাগে। এখন আমরা যদি ওই প্রশ্নগুলোর উত্তর আগে থেকেই একটি স্ট্রাকচার্ড ফরমেটে নিয়ে আসতে পারি তাইলে আমাদের একটি মেসেজ বার বার লিখতে হবে না এবং অনেক সময় বেচে যাবে। জিমেইল এ ক্যান্ড রেসপন্স ব্যবহারের অসাধারণ এই ফিচারটি রয়েছে।
ক্যান্ড রেসপন্স কি?
সোজা কথায় ক্যান্ড রেসপন্স হল একটি মেসেজ টেমপ্লেট যেখানে আপনি সবসময় জিজ্ঞাসিত প্রশ্নগুলির উত্তর সাজিয়ে রাখবেন এবং আপনার যখনই প্রয়োজন হবে তখনই ওই টেম্পলেট থেকে মেসেজটি নিয়ে আপনি দ্রুত পাঠিয়ে দিতে পারেন প্রাপকের কাছে।
আপনার ইমেইল ইনবক্স ম্যানেজ করতে ক্যান্ড রেসপন্স ব্যবহার করতে পারেন যা আপনার সময় অনেকটাই বাঁচিয়ে দিবে।
তবে এক্ষেত্রে কিছু বিষয় মনে রাখতে হবে, তা হলো-
- টেমপ্লেট:
- আপনার টেমপ্লেটগুলি সুন্দর ও নির্ভুলভাবে লেখা হয়েছে কিনা এবং তা প্রফেশনাল দেখাচ্ছে কিনা?
- প্রাপকের কথা মাথায় রাখুন:
- ক্যান্ড রেসপন্সগুলি যদিও অটো-রিপ্লাই হিসেবে সেট করা হচ্ছে, তবুও খেয়াল রাখুন এটি সুনির্দিষ্ট বিষয়ে লেখা হয়েছে কিনা কিংবা প্রাপকের কাছে তা বোধগম্য কিনা?
- পারসোনালাইজড ইনফরমেশন দেয়া:
- সময় সাশ্রয়ের জন্য ক্যান্ড রেসপন্স করা হলেও টেমপ্লেটগুলোতে কিছুটা পারসোনালাইজড ইনফরমেশন দিতে পারেন, যাতে প্রাপকের কাছে তা ভ্যালুয়েবল হয়।
- টেমপ্লেট আপডেট:
- যদি দেখেন প্রাপক বা ক্লায়েন্টের কাছ থেকে ভালো রিয়্যাকশন পাচ্ছেন না তবে টেমপ্লেটগুলির আপডেট করুন।
আশা করছি জিমেইল এ ক্যান্ড রেসপন্স লিখার ক্ষেত্রে আপনি এই বিষয়গুলো মনে রাখবেন। আপনি কি আর কোন স্ট্র্যাটেজি ফলো করেন? যদি করে থাকেন কমেন্টে জানতে পারেন।
