কোন ইমেইল ফরমাল হবে নাকি ইনফরমাল হবে তা আপনাকে ইমেইল লিখতে বসার আগেই নিধারণ করে ফেলতে হবে। প্রতিটি ইমেইলের ধরণ ও উদ্দেশ্য আলাদা। সুতরাং, আপনাকে প্রথমেই আপনার ইমেইল লিখার ধরণ সিলেক্ট করে নিতে হবে।
ইনফরমাল ইমেইলের ভাষা ফ্রেন্ডলি হতে পারে, তবে ফরমাল ইমেইলের ভাষা প্রফেশনাল এবং ইমেইলটি সংক্ষিপ্তভাবে মূল পয়েন্টে লিখবে হবে।
ফরমেটটি এমন-
- স্যালুটেশনঃ
- একটি ফরমাল ইমেইলের স্যালুটেশন ও চিঠির স্যালুটেশন একই রকম।
- যাকে আপনি নামে চেনেন না, সেক্ষেত্রে “To Whom it May Concern” লিখবেন।
- কোথাও চাকুরির আবেদনের সময় আপনি সেই ব্যক্তিকে সম্বোধন করুন, “Dear Hiring Manager”।
- আপনি যদি জানেন প্রাপকের নাম Smith, তবে লিখুন “Dear Mr./Ms. Smith”।
- ফরমাল স্যালুটেশনে প্রাপকের লাস্ট নেইমটি ব্যবহার করবেন।
- ফরমাল ইমেইলে “Hello/Hey” ব্যবহার করা উচিৎ নয়।
- একটি ফরমাল ইমেইলের স্যালুটেশন ও চিঠির স্যালুটেশন একই রকম।
- বডি প্যারাগ্রাফঃ
- মনে রাখবেন, ইমেইলটি সংক্ষিপ্ত হতে হবে।
- এ অংশে ওপেনিং সেন্টেন্সে লিখতে পারেন “I hope all is well with you”।
- ফরমাল ইমেইল করতে চাইলে এরপরে আপনাকে মেইন পয়েন্ট নিয়ে লিখতে হবে।
- সাবজেক্ট এর উপরে ভিত্তি করে সর্বোচ্চ ৪টি প্যারা করতে পারেন এবং প্রত্যেক প্যারায় একটি করে মূল পয়েন্ট রাখবেন।
- কিছু জানার থাকলে প্রশ্ন করবেন যাতে করে ফিডব্যাক পেতে পারেন।
- প্যারার শেষে “Thank you for your assistance with… ” বা “Please feel free to call or email me” লিখবেন।
- ক্লোসিংঃ
- স্যালুটেশন যেমন একই, বলতে গেলে ফরমাল ইমেইল ও চিঠির ক্লোসিং লাইনও একই।
- “Best regards” বা “Sincerely” বা “Yours Faithfully” লিখে ক্লোসিং করতে পারেন।
- সিগনেচার লাইনে পর্যায়ক্রমে আপনার নাম, পদবী, প্রতিষ্ঠানের নাম, ফোন নাম্বার ও ইমেইল অ্যাড্রেস লিখবেন।
- এতে কোনো ফাইল অ্যাটাচমেন্ট থাকলে তা উল্লেখ করে ইমেইলটি শেষ করবেন।
এই ব্লগে ইমেইল ফরমেট সম্পর্কে আপনাদের অল্প পরিসরে ধারণা দেয়ার চেষ্টা করলাম। আমি কি কিছু মিস করেছি? কাইন্ডলি কমেন্টে জানান।
