স্প্রেডশীট একটি প্রয়োজনীয় ব্যবসায় ও অ্যাকাউন্টিং টুল। এটি ব্যবহারের প্রাথমিক উদ্দেশ্য হলো লজিক্যাল ফর্ম্যাটে ডাটা সাজানো ও শ্রেণিবদ্ধ করা। পরবর্তীতে আপনি আপনার ব্যবসার প্রসারে এটি ব্যবহার করতে পারেন। এই ব্লগে স্প্রেডশীট ব্যবহারের উদ্দেশ্যগুলো তুলে ধরার চেষ্টা করেছি
চলুন শুরু করা যাক –
- ব্যবসায় ডাটা সংরক্ষণঃ
- স্প্রেডশীট হলো ব্যবসায়িক ডাটা (যেমন- ফিনানসিয়াল ডাটা, কাস্টমার বা প্রোডাক্ট ডাটা) সংরক্ষণের সহজ উপায়।
- স্প্রেডশীটে হিউজ পরিমান রো ও কলাম সাপোর্ট করে। সেখানে হিউজ অ্যামাউন্টের বিজনেস ডাটা রাখা সম্ভব।
- এটিকে ডাটাবেজ তৈরির জন্য স্ট্যান্ডার্ড টুল হিসেবে ধরা যায়।
- অ্যাকাউন্টিং ও ক্যালকুশনে ব্যবহারঃ
- বিশ্বজুড়ে ব্যবসায়ীরা নিজ অ্যাকাউন্টের উপর নজর রাখতে স্প্রেডশীট ব্যবহার করছে।
- আপনি আলাদা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়ার না কিনে স্প্রেডশীটে ফর্মূলা প্রবেশ করিয়ে এ ক্যালকুশন করাতে পারেন।
- ফলে বড় ক্যালকুলেশগুলি আপনাকে ম্যানুয়ালি করতে হচ্ছেনা।
- বাজেট নির্ধারণ ও ব্যয় পরিচালনাঃ
- স্প্রেডশীট দ্বারা ব্যবসায়ের ব্যয়ের উপর নজর রেখে আয় ও ব্যয় পরিচালনা করতে পারছেন।
- পরবর্তী বাজেট আইডিয়া জেনারেট করতে পারছেন সহজেই।
- ডাটা এক্সপোর্টে সহায়কঃ
- স্প্রেডশিটগুলিতে অন্যান্য সিস্টেম থেকে এক্সপোর্ট করা ডাটা সহজেই ইন্সার্ট করে ব্যবহার করা যায়।
- অনলাইন ডাটা ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি এমন ফর্ম্যাটে ডাটা প্রেজেন্ট করে যা পড়া খুবই সহজ।
- ডাটা শিফটিং ও ক্লিন-আপঃ
- আপনার ডাটা ডাবল/ ভুল আছে কিনা আইডেন্টিফাই করতে স্প্রেডশীট ব্যবহার করুন।
- কাস্টমার রিলেটেড ডাটা সঠিক ও আপ-টু-ডেট রাখতে এটি খুবই প্রয়োজনীয়।
- রিপোর্ট ও চার্ট জেনারেশনঃ
- রিপোর্ট তৈরি ও বিজনেস ফোরকাস্ট পেতে স্প্রেডশীট ব্যবহৃত হচ্ছে। কোম্পানিতে তা প্রত্যেকের জন্যই তৈরি করা যেতে পারে।
- এতে তারা নিজেরাই তাদের ডাটা অ্যানালাইসিস করতে পারে, যা ডাটা চার্ট তৈরি ও পরে রিপোর্ট তৈরিতে কাজে লাগছে।
- ব্যবসায়ে প্রশাসনিক কাজে ব্যবহারঃ
- রিসিপ্ট ও ইনভয়েস তৈরিতে স্প্রেডশীট ব্যবহার করা হয়। এতে প্রয়োজন অনুযায়ী স্প্রেডশীট টুলগুলো কনফিগার করেই ব্যবহার করতে পারছেন।
এভাবেই ব্যবসায়িক লক্ষ্য অর্জনের জন্য স্প্রেডশীট ব্যবহার করতে পারি।
