আপনি যে একজন প্রফেশনাল তা একটি ইফেকটিভ ইমেইল সিগনেচারের মাধ্যমে প্রকাশ করতে পারেন। আপনি যে সেক্টরেই কাজ করুন না কেন একটি ইমেইল সিগনেচার আপনাকে অন্যদের কাছ থেকে আলাদা করে তুলবেই তুলবে। এই ব্লগে আমি প্রফেশনাল ইমেইল সিগনেচার তৈরির টিপসগুলো নিয়ে আলোচনা করার চেষ্টা করেছি।
তবে টিপসগুলোতে যাওয়ার আগে চলুন জেনে নেওয়া যাক ইমেইল সিগনেচার টার্মটি আসলে কি।
ইমেইল সিগনেচার
একটি ইমেইল ম্যাসেজের নিচের দিকে যে বাড়তি অংশ থাকে তাকেই বলে ইমেইল সিগনেচার। এই অংশে আসলে বিদায়ের গ্রীটিংস সহ ইমেইল প্রেরকের নাম, ডেজিগনেশান, অ্যাড্রেস, ফোন নাম্বার, অফিসের অ্যাড্রেস বা ওয়েবসাইট অ্যাড্রেস ইত্যাদি থাকে। মূলত এটি হলো কিছু টেক্সট এর ব্লক যা ইমেইলে (সেটিংস এর মাধ্যমে) অটোমেটিক্যালি প্রবেশ করানো হয়।
ভালো ইমেইল সিগনেচারের জন্য যা যা প্রয়োজন
ইমেইল সিগনেচার প্রফেশনালিজমের অংশ। এটি ভালো হওয়া বাঞ্চনীয়। ভালো ও ইফেকটিভ ইমেইল সিগনেচার তৈরির কিছু টিপস নীচে দেওয়া হলো-
- সংক্ষিপ্ত ইমেইল সিগনেচার:
- আপনার ইমেইল সিগনেচার যতটা সম্ভব সংক্ষিপ্ত করবেন। এতে শুধু নিজের নাম, ডেজিগনেশান, প্রতিষ্ঠানের নাম ও ওয়েব/অ্যাড্রেস দিতে পারেন।
- আপনার সাথে প্রাপকের যোগাযোগ সহজ করতে ফোন নাম্বার ও সোস্যাল মিডিয়া অ্যাড্রেস লিখতে পারেন।
- কাস্টমাইজেশন:
- চাইলে ইমেইল সেটিংসে গিয়ে এটিকে নিজের মতো করে কাস্টমাইজ করুন। সাজিয়ে নিতে পারেন বোল্ড টেক্সট, রঙ ও ফরমাটিং করে।
- তখন প্রাপকের কাছে এটি মনে হবে এক ধরণের ভিজুয়ালাইজেশানের মতো; যা সহজেই তার চোখে পড়বে।
- ইমেইজ সেটিংস:
- সিগনেচার হিসেবে কোনো ইমেইজ সেট করবেনা। তা ইমেইল ম্যাসেজের সাইজ বাড়ায়।
- প্রাপকের কাছে তা বিরক্তির লাগতে পারে তখন এমন হতে পারে, পরবর্তীতে আপনার ইমেইলটি ওপেন না করেই বাই-ডিফল্ট ব্লক ফোল্ডারে পাঠিয়ে দিচ্ছে।
- পারসোনালিটি প্রকাশ:
- আপনার ইমেইল সিগনেচারটি যথেষ্ঠ সংক্ষিপ্ত করার সাথে সাথে যাতে প্রফেশনালও হয় সেদিকে খেয়াল রাখতে হবে।
- তবে সেখানে নিজের পারসোনালিটি দেখাতে পারেন। এতে সংকোচের কিচ্ছু নেই।
- ফন্ট ব্যবহার:
- সিগনেচার টেক্সট তৈরিতে স্ট্যান্ডার্ড সাইজের ফন্ট ব্যবহার করুন।
- HTML ইউজ না করাই ভালো।
- গরমিল করে ফেললে আপনার পাঠানো ইমেইলের লে-আউট প্রাপকের ইমেইলে ভালো নাও দেখাতে পারে বা অন্য ইমেইল ক্লায়েন্ট হলে তা সাপোর্ট নাও করতে পারে।
- কল-টু-অ্যাকশন:
- এখানে ‘কল-টু-অ্যাকশন’ উল্লেখ করতে হেসিটেশন ফীল করবেন না।
- এটি হতে পারে আপনার কোনো ইভেন্টে ইমেইল প্রাপককে পারটিসিপেট করানোর জন্য ছোট্ট একটি সফট রিমাইন্ডার।
আসলেই ইমেইল সিগনেচার আপনার প্রফেশনালিজম প্রকাশের একটি অসাধারণ মাধ্যম। এতক্ষনে নিশ্চয়ই বুঁজে গিয়েছেন ইমেইল সিগনেচার আসলে কি এবং কিভাবে একটি একশনেবল ইমেইল সিগনেচার তৈরি করা যেতে পারে তার টিপস। আমি জিডি কিছু মিস করে থাকি তাহলে কমেন্টে জানাতে পারেন।
